Terug naar vacatures

Event Project Manager

  • Fulltime
  • |
  • Rotterdam
  • |
  • € 4 - € 5

Wat je gaat doen

Onze projectmanagers zijn belangrijke katalysatoren bij het creëren van naadloze evenementervaringen voor onze klanten wereldwijd. De projectmanager communiceert zelfverzekerd en duidelijk met externe vergaderingseigenaren / belanghebbenden en interne collega's en plant, organiseert en levert live, virtuele en hybride evenementen vanaf de eerste conceptualisering tot de uiteindelijke facturering. Het doel is ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de klanten worden bereikt en dat onze evenementen hun verwachtingen overtreffen.

Primaire taken en verantwoordelijkheden

Project management
Ontwikkel een gedetailleerd plan – vertaal de eisen van de klant in deliverables, leveranciersbehoeften, plan en wijs middelen toe, een budget en werkplan, volg en zorg ervoor dat alle bedrijfskritieke deadlines worden gehaald;
Bewaken en nauwgezet toezicht houden op het financiële proces tijdens verschillende fasen van de projecten en proactief informeren van betrokken partijen;
Proactief communiceren om ervoor te zorgen dat klanten op de hoogte zijn van alle aspecten van evenementenplanning gedurende de levenscyclus van het project;
Na het evenement een debriefing houden met klanten en andere belanghebbenden en waar relevant passende maatregelen nemen;
Zorgen voor de levering van alle evenementen in overeenstemming met de naleving en door de klant gedefinieerde richtlijnen;
Zorg ervoor dat projecten voldoen aan de principes en codes van corporate governance.

Event Management Systeem (EMS)/Administratieve Taken
Opzetten registratieproces met behulp van EMS/Cvent, inclusief registratiewebsite;
De voltooiing van het uitnodigings- en deelnemersbeheerproces uitvoeren, inclusief communicatie, databasebeheer en rapportage;
Coördineer de vereisten van de klant met alle interne leveranciers en dienstverleners van derden (bijv. project- en faculteitsgerelateerde vluchten, hotel- en andere logistieke vereisten);
Inkooporders/facturen verwerken en tijdig/nauwkeurig bijhouden van projectfinanciën;
Zorgen voor ontwikkeling, productie, bestelling en verzending van projectmaterialen;
Toezien dat alle compliance gerelateerde taken, rapportages, projectdossiers en archieven zijn afgerond;

Financieel management
Opstellen en onderhouden van budgetten gedurende de levenscyclus van elk project;
Zorg voor financiële opvolging van elk project en voer regelmatig 'gezondheidscontroles' uit om een ​​positieve cashflow te verzekeren;
Maximaliseer de winstgevendheid van projecten - inclusief onderhandeling met leveranciers en up-selling van aanvullende diensten aan klanten;
Effectief scopebeheer uitvoeren - om klanten te identificeren en in rekening te brengen voor activiteiten die buiten het bereik vallen;
Identificeren, kwantificeren en rapporteren van kostenvermijdende/besparende maatregelen;
Zorgdragen voor nauwkeurige definitieve afstemming van projecten binnen afgesproken tijdlijnen;
Implementeren van kostenefficiënt tijdbeheer;
Opstellen en analyseren van financiële en projectevaluatierapporten.

Sourcing en contractering
Beoordelen en onderhandelen over contracten met de relevante externe leveranciers en verkopers;
Evalueer vergaderlocaties, landen, steden, eigendommen en geef strategisch advies aan klanten.

Klantrelatiebeheer en accountontwikkeling
Ontwikkelen en onderhouden van klantrelaties in elke fase van de projectlevenscyclus met het oog op de ondersteuning van de ontwikkeling van bestaande en/of nieuwe accounts;
Neem waar relevant contact op met de Account Director over nieuwe zakelijke kansen en werk samen om het account verder te ontwikkelen en/of te sluiten.

Ondersteuning op locatie
Voer inspecties ter plaatse uit en neem waar nodig planningsvergaderingen met alle leveranciers;
Zichtbaar zijn op het terrein om samen te werken met vergaderingen en/of andere belanghebbenden om succesvolle evenementervaringen te verzekeren en te beheren;
Neem waar nodig contact op met de belangrijkste belanghebbenden om mogelijke toekomstige vergaderbehoeften te identificeren en follow-up te bieden.
Alle andere taken, zoals van tijd tot tijd vereist.

Wat we je bieden

Hybride werkschema
Deelname aan werknemerspensioenregeling
25 vakantiedagen per jaar (pro rata)
8% Vakantiegeld
Tijd voor tijdcompensatie
Reiskostenvergoeding (thuis – kantoor)
Werken in de regio Sliedrecht, goed bereikbaar vanuit: Rotterdam, Tilburg, Breda, Dordrecht
Een fulltime, tijdelijk dienstverband
Dagelijkse lunch op kantoor (bij thuiswerken, Eur2/dagvergoeding)
Wereldwijde reisverzekering
Aangepast onboarding-/trainingsprogramma om je carrière een kickstart te geven
Persoonlijk ontwikkelingsplan, coaching en 1:1 prestatiefeedback
Toegang tot The Academy voor al uw leer- en ontwikkelingsbehoeften
Bedrijfslaptop en mobiele telefoon voor je werk
Dynamische internationale werkomgeving met gepassioneerde, multiculturele, vrolijke en hardwerkende collega's

Wat we van je vragen

Bachelor's degree bij voorkeur in hospitality gerelateerd, event management of soortgelijke studies;
Certified Meeting Professional (bijv. CMP) of Digital Event Strategist-certificering (DES) is een pluspunt.
Vaardigheden en ervaring

3 - 6 jaar praktische ervaring in het succesvol leveren van een breed scala aan complexe live, virtuele en hybride vergaderingen en evenementen van begin tot eind, toezicht houden op meerdere projecten en gelijktijdige werkstromen op mondiaal niveau;
Kennis van up-to-date technologieën voor virtuele evenementen, branchetrends en concurrentie;
Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om onder strakke deadlines te werken, te multitasken en verantwoordelijkheden te prioriteren;
Ervaring in het managen van virtuele en hybride evenementproducties;
Gevorderde kennis en ervaring met virtuele platformen;
Ervaring in het communiceren met en adviseren van belanghebbenden op senior niveau;
Superieure interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden in de Engelse taal - schriftelijk en mondeling;
Ervaring in het aansturen en coachen van anderen;
In staat om te multitasken en kwaliteitsresultaten te leveren onder druk / strakke beperkingen;
Nauwkeurigheid, aandacht voor detail, organisatorische en opvolgingsvaardigheden;
Volledig bedreven in het gebruik van Microsoft Office-suite, bewezen aanleg voor technologie en/of softwareoplossingen en analytische vaardigheden;
Ervaring in het werken met financiële budgetten, tools en financiële planning;
In staat om veel te reizen, ook in het weekend / op feestdagen.

Over het bedrijf

Onze projectmanagers zijn belangrijke katalysatoren bij het creëren van naadloze evenementervaringen voor onze klanten wereldwijd. De projectmanager communiceert zelfverzekerd en duidelijk met externe vergaderingseigenaren / belanghebbenden en interne collega's en plant, organiseert en levert live, virtuele en hybride evenementen vanaf de eerste conceptualisering tot de uiteindelijke facturering. Het doel is ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de klanten worden bereikt en dat onze evenementen hun verwachtingen overtreffen.

Solliciteren

Bezig met uploaden van het bestand:

Upload hier jouw CV. Dit is je visitekaartje voor ons én voor opdrachtgevers waar we je voorstellen. Je kunt een foto opnemen op je CV, maar als je dit niet doet heeft dit geen negatieve gevolgen voor je sollicitatie. Als je een foto opneemt in je CV dan geef je ASA Talent - én de bedrijven die horen bij RGF Staffing the Netherlands - toestemming om deze te verwerken en te verstrekken aan (potentiële) opdrachtgevers.

Jouw gegevens worden gebruikt voor arbeidsbemiddeling, dit vindt deels geautomatiseerd plaats. In ons privacy statement kun je nalezen hoe wij jouw gegevens verwerken.

Heb je vragen?

Neem contact op met Sanne Fuik, een van onze vacature specialisten die je met alle liefde verder helpt.

Deze vacatures vind je wellicht ook interessant