Onze projectmanagers zijn belangrijke katalysatoren bij het creëren van naadloze evenementervaringen voor onze klanten wereldwijd. De projectmanager communiceert zelfverzekerd en duidelijk met externe vergaderingseigenaren / belanghebbenden en interne collega's en plant, organiseert en levert live, virtuele en hybride evenementen vanaf de eerste conceptualisering tot de uiteindelijke facturering. Het doel is ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de klanten worden bereikt en dat onze evenementen hun verwachtingen overtreffen.
Primaire taken en verantwoordelijkheden
Project management
Ontwikkel een gedetailleerd plan – vertaal de eisen van de klant in deliverables, leveranciersbehoeften, plan en wijs middelen toe, een budget en werkplan, volg en zorg ervoor dat alle bedrijfskritieke deadlines worden gehaald;
Bewaken en nauwgezet toezicht houden op het financiële proces tijdens verschillende fasen van de projecten en proactief informeren van betrokken partijen;
Proactief communiceren om ervoor te zorgen dat klanten op de hoogte zijn van alle aspecten van evenementenplanning gedurende de levenscyclus van het project;
Na het evenement een debriefing houden met klanten en andere belanghebbenden en waar relevant passende maatregelen nemen;
Zorgen voor de levering van alle evenementen in overeenstemming met de naleving en door de klant gedefinieerde richtlijnen;
Zorg ervoor dat projecten voldoen aan de principes en codes van corporate governance.
Event Management Systeem (EMS)/Administratieve Taken
Opzetten registratieproces met behulp van EMS/Cvent, inclusief registratiewebsite;
De voltooiing van het uitnodigings- en deelnemersbeheerproces uitvoeren, inclusief communicatie, databasebeheer en rapportage;
Coördineer de vereisten van de klant met alle interne leveranciers en dienstverleners van derden (bijv. project- en faculteitsgerelateerde vluchten, hotel- en andere logistieke vereisten);
Inkooporders/facturen verwerken en tijdig/nauwkeurig bijhouden van projectfinanciën;
Zorgen voor ontwikkeling, productie, bestelling en verzending van projectmaterialen;
Toezien dat alle compliance gerelateerde taken, rapportages, projectdossiers en archieven zijn afgerond;
Financieel management
Opstellen en onderhouden van budgetten gedurende de levenscyclus van elk project;
Zorg voor financiële opvolging van elk project en voer regelmatig 'gezondheidscontroles' uit om een positieve cashflow te verzekeren;
Maximaliseer de winstgevendheid van projecten - inclusief onderhandeling met leveranciers en up-selling van aanvullende diensten aan klanten;
Effectief scopebeheer uitvoeren - om klanten te identificeren en in rekening te brengen voor activiteiten die buiten het bereik vallen;
Identificeren, kwantificeren en rapporteren van kostenvermijdende/besparende maatregelen;
Zorgdragen voor nauwkeurige definitieve afstemming van projecten binnen afgesproken tijdlijnen;
Implementeren van kostenefficiënt tijdbeheer;
Opstellen en analyseren van financiële en projectevaluatierapporten.
Sourcing en contractering
Beoordelen en onderhandelen over contracten met de relevante externe leveranciers en verkopers;
Evalueer vergaderlocaties, landen, steden, eigendommen en geef strategisch advies aan klanten.
Klantrelatiebeheer en accountontwikkeling
Ontwikkelen en onderhouden van klantrelaties in elke fase van de projectlevenscyclus met het oog op de ondersteuning van de ontwikkeling van bestaande en/of nieuwe accounts;
Neem waar relevant contact op met de Account Director over nieuwe zakelijke kansen en werk samen om het account verder te ontwikkelen en/of te sluiten.
Ondersteuning op locatie
Voer inspecties ter plaatse uit en neem waar nodig planningsvergaderingen met alle leveranciers;
Zichtbaar zijn op het terrein om samen te werken met vergaderingen en/of andere belanghebbenden om succesvolle evenementervaringen te verzekeren en te beheren;
Neem waar nodig contact op met de belangrijkste belanghebbenden om mogelijke toekomstige vergaderbehoeften te identificeren en follow-up te bieden.
Alle andere taken, zoals van tijd tot tijd vereist.
