Junior secretaresse Parttime

  • Utrecht
  • MBO
  • Overig
  • 32 uur pw
  • Parttime
  • #1AV0012783

Wat ga je doen?

Houd jij van afwisseling in je werk? Ben jij flexibel, stressbestendig en per direct beschikbaar? Dan zijn wij opzoek naar jou!

Voor deze dynamische onderwijsinstelling in Utrecht zijn wij opzoek naar een enthousiaste junior secretaresse (m/v). Je komt terecht in een leuk team dat ondersteuning biedt aan hoogleraren en onderzoekers van de onderwijs- en onderzoeksinstituten.

Op deze afdeling is geen dag hetzelfde. Je werkomgeving is afwisselend en jouw takenpakket is erg divers. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Het voeren van correspondentie in zowel de Nederlandse als Engelse taal;
  • Ontvangen van nieuwe collega’s en ondersteuning bij het proces om deze collega’s een zachte landing te bieden (wat zijn er voor faciliteiten, hoe kunnen ze dit aanvragen, hoe kunnen we elkaar vinden binnen het departement);
  • Aanvraag XS card (zorg dragen dat collega’s toegang krijgen voor gebieden die voor hun functie van toepassing is, verzorging van middelen voor toegangssystemen);
  • Het beheren van diverse mailboxen en agenda’s;
  • Uitvoering geven aan het Who is Who project (inzichtelijk maken wie er op welke afdeling zit en hoe je deze collega kan bereiken);
  • Postdistributie;
  • Ondersteuning geven aan het onderwijsinstituut (zorg dragen voor notulen, bijhouden van overzichten, verwerken van aangeleverde content op SharePoint);
  • (inter-) nationale verzendingen met onderzoeksmateriaal verzorgen;
  • Ondersteunen bij de organisatie van symposia en conferenties; o.a. de ondersteuning bij de organisatie vooraf, bijhouden van deelnemerslijsten, verzorgen locatieboekingen, catering en lunchreserveringen, ondersteuning bieden in rol van gastvrouw, het regelen van hotelreserveringen en zorgen voor de financiële afwikkeling van dienstreizen;

Wie ben je?

Jij herkent jezelf in de volgende kwaliteiten:

  • Een collegiale teamplayer, met oog voor detail;
  • Jij haalt plezier uit het ondersteunen en ontzorgen van medewerkers;
  • Goede communicatie vaardigheden en gevoel voor verhoudingen;
  • Jij bent flexibel, stressbestendig, nauwkeurig en servicegericht.

Daarnaast beschik jij over:

  • Een relevant diploma of relevante werkervaring;
  • Minimaal MBO werk- en denkniveau;
  • Goede kennis van en ervaring met hedendaagse digitale mogelijkheden en toepassingen (zoals Microsoft office en Outlook).

Over het bedrijf

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij deze dynamische onderwijsinstelling werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. De focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Gelegen in Utrecht is het goed te bereiken vanuit Amsterdam, Amersfoort, Almere en Wageningen.

Wat bieden wij jou?

  • De kans om te werken in een dynamisch bedrijf en team!
  • Een tijdelijk dienstverband voor 3 tot 6 maanden.
  • Een parttime functie voor 4 dagen per week.
  • Salaris afhankelijk van ervaring tussen €1900 en € 2700 bruto per maand op basis van fulltime.

Inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder.

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer.

Vestiging gegevens

ASA Professionals MIdden
Breestraat   51   -53
2311 CJ, Leiden

recruitment@asatalent.nl
0888379950