Als (junior) assistent(e) ondersteun je de Executive Assistant bij het ondersteunen van zes directieleden op het hoofdkantoor in Breukelen. Je bent een echte aanpakker die in staat is om veel ballen tegelijk in de lucht te houden. Je staat stevig in je schoenen en hebt aan één woord genoeg. Je haalt energie uit het multitasken, plannen en organiseren. Daarnaast ben je communicatief vaardig en in je element bij het invullen van de rol als proactieve spin in het web. Uiteraard ben je ook altijd voorzien van een vrolijke lach op je gezicht.
Je dag begint rond half 9, waarbij je samen met de EA de agenda's van de directie wederom checkt. Het kan namelijk zijn dat er wijzigingen zijn doorgevoerd sinds je de dag ervoor het pand hebt verlaten. Vervolgens doe je een rondje koffie voor de directie waarbij je jezelf ook zeker niet overslaat. Daarna leg je documenten klaar waar nodig of stuur je digitaal stukken door naar agenda's, mailadressen of via teams. De zes directieleden hebben ieder hun eigen expertise en zijn niet altijd allemaal op kantoor aanwezig. Via diverse digitale manieren weet jij iedereen goed te bereiken.
In het begin word je meegenomen in de dagdagelijkse praktijk van het ondersteunen van zes directieleden. Langzaam maar zeker wordt er bij gebleken geschiktheid afstand gedaan door de EA van een of meerdere agenda's. Een groot deel van de dag ben je bezig met administratieve zaken zoals het regelen van lunches, het halen van de benodigde handtekeningen, het uitzetten van afspraken, het boeken van vergaderruimtes of het digitaal tekenen van documenten. Uiteraard komen er verzoeken voor het maken of verzetten van afspraken. Je reserveert vergaderruimten, denkt altijd aan eventuele reistijden en informeert alle betrokkenen zo uitgebreid mogelijk. Deze legpuzzels zijn elke keer weer complex, maar jij ziet het als een uitdaging om het mogelijk te maken.
Je maakt ook leuke contacten, zowel intern als extern. Tussendoor ontvang je eventuele gasten, die je vooraf hebt aangemeld bij de receptie. Voor de gasten verzorg je de koffie, uiteraard ook met een oprechte glimlach. Na een drukke dag tussen 17.00 uur en 17.30 uur zit je werkdag erop. Net voor je naar huis gaat, sluit je de dag nog even af met de EA en controleer je samen of de werkplek schoon achtergelaten wordt en of de vaatwasser aan staat.
