Project Management Assistent Parttime

Ben jij op zoek naar een leuke parttime baan als Project Management Assistent? Lees dan snel verder!
Onze klant is bezig met een programma voor de selectie en implementatie van een nieuw ERP systeem. De naam van dit programma is Forward. Dit programma wordt gestuurd door een programma management organisatie (PMO). De Project Management Assistent maakt onderdeel uit van de PMO en rapporteert aan de Directeur ERP.
De project management assistent is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Forward project.

Als Project Management Assistent is jouw belangrijkste taak om het projectteam te ontzorgen en te ondersteunen bij het realiseren van het project. Hierbij voer je de volgende taken uit:

• Management ondersteunen van het Projectteam
• Coördineren van activiteiten en afspraken van de directeur ERP en programma manager.
• Ondersteunen van de projectorganisatie bij het plannen van diverse meetings en workshops. Dankzij jouw persoonlijke bijdrage worden de evenementen (workshops, trainingen en bijeenkomsten) soepel georganiseerd. Uitnodigingen, locaties, catering, vergaderruimtes je voelt je als spin in het web verantwoordelijk om alles te regelen en bij te sturen als het nodig is.
• Verbinden en oplossen: Het programma heeft veel impact op de organisatie, waarbij veel interne medewerkers vrij worden gemaakt om deel te nemen en dat daarnaast de huidige operatie door moet blijven draaien. Jouw rol is dus ook om sensitief te zijn naar medewerkers en een oplossing te vinden bij deze veelal conflicterende belangen, zodat de programma voortgang niet in het geding komt.

Welke rollen heeft een project management assistent?

• Begeleider: voor de evenementen ben jij het aanspreekpunt en draag jij achter de schermen zorg dat alles op rolletjes loopt Je begeleidt, motiveert en inspireert alle betrokkenen intern en extern. Je bouwt een vertrouwensband op met interne en externe faciliteit managers, management assistenten en ontzorgt het team.
• Proces- en kwaliteitsbewaker: jij zorgt dat evenementen van begin tot eind in de puntjes zijn georganiseerd, als jij iets oppakt weet iedereen dat alles perfect verloopt.

Met wie werk je samen?

• Projectteam: als project management assistent werk je samen met het Project Management Team Forward. Waarin Project Control, Verander Management (Change Office), Kwaliteit en Project Management samenkomen.
• Gebruikersorganisatie Forward: Daarnaast werk je samen met de organisatie medewerkers (tussen de 75 en 125) die intensief met Forward gaan werken. Deze mensen gaan de trainingen volgen en worden de ambassadeuren van de nieuwe manier van werken, powered by Forward
• Externe partijen: bij het organiseren van bijvoorbeeld workshops, werk je vaak samen met externe partijen. Denk hierbij aan software leveranciers, implementatie partners, secretariaat, locatie managers. Het is belangrijk om elkaar op de hoogte te houden.

Activiteiten:

• Organiseren van evenementen rondom workshops, trainingen en roadshows
• Bewaken van gestelde prioriteiten en voortgang rondom evenementen
• Organiseren van werksessies, design sessie en projectvergaderingen met het projectteam
• Oplossen van eventuele organisatorische problemen
• Bewaken van timing van evenementen en trainingen, op basis van programma dealines
• Monitoren van eventuele risico’s en issues
• Ondersteuning bij opstellen van rapportages en trainingsmaterialen

• Werken in hartje Rotterdam
• 8,33 % vakantietoeslag
• 25 vakantiedagen
• 0,19 cent per KM vergoeding of 100% OV vergoeding
• Een Parttime contract voor 24 tot 32 uur per week
• Een salaris op basis van je ervaring tussen de 2300 en 3500 euro per maand
• Een contract voor bepaalde tijd, 1 tot 2 jaar

Daarnaast beiden wij jou de kans om:
1. Te netwerken: als project management assistent heb je veel contact met verschillende afdelingen en collega’s. Denk hierbij aan jouw eigen Projectteam, management assistenten van MT en DT leden en leveranciers die bijdrage aan het project.
2. Veelzijdig: geen dag is hetzelfde. Als project management assistent heb je een veelzijdige baan. De ene dag ben je super druk met het soepel laten verlopen van een evenement, de andere dag leg je ingewikkelde puzzel waarbij management en project team met elkaar een nieuw manier van werken met elkaar bepalen. Daarnaast kan het ook voorkomen dat je aanwezig bent op een door jou georganiseerde evenementen.
3. Snel resultaat: als project management assistent moet je in staat zijn tot het organiseren van meetings op alle organisatie niveau’s en het zelfstandig opvolgen van de benodigde activiteiten. Je bent dus continu bezig met het realiseren van resultaten. Dat is het fijne aan dit werk, want de resultaten zijn snel te zien.

• Resultaatgerichtheid: als project management assistent werk je snel toe naar resultaten. Daarom is het belangrijk dat je resultaatgericht bent. Jij doet er alles aan om de best mogelijke resultaten te halen.
• Stressbestendigheid: het kan voorkomen dat er veel belangen en disciplines betrokken zijn vanuit verschillende bedrijfsonderdelen met mogelijke conflicterende belangen. In dat soort situaties bewaard de project management assistent overzicht en draagt mogelijke oplossingsrichting aan. Aan jou de taak om alternatieven te vinden.
• Inzicht belangen: een project management assistent werkt voor het Programma Management Team Forward om de verandering die wordt ingezet voor elkaar te krijgen. Daarin werk je op alle niveaus in zowel de eigen als externe organisatie. Het is belangrijk om iedereen tevreden te houden en daarvoor moet je inzicht in de belangen hebben van elke partij.
• Daarnaast ben je zelfstandig, flexibel, pro-actief en beschik je over MBO/HBO werk en denkniveau

Naast een prettige en gezellige werksfeer, bieden wij jou een goed salaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Technologie is iets dat ons leven veiliger, gezonder, aangenamer en duurzamer maakt. Wij "de grootste speler in Techniek in heel Nederland" ontwerpen, realiseren en onderhouden slimme, technische systemen en installaties die de wereld om ons heen intelligenter maken. Techniek die situaties herkent en hierop reageert.

Wij zijn 2700 professionals met veel talent en passie voor ons vak. Nieuwsgierig genoeg om zich voortdurend te vernieuwen en te verbeteren. Vakmensen die pas tevreden zijn als ons gewenste resultaat behaald is; systemen en installaties precies doen waarvoor ze bedoeld zijn. We gaan voor een sterk teamgevoel en het beste resultaat.