Achtergrondinformatie over de functie
Als Teamondersteuner krijg je een breed scala aan administratieve en organisatorische taken en verantwoordelijkheden, die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van één manager en twee teamleiders bij de Inholland Service organisatie van de vestiging in Rotterdam.
Je ondersteunt bij veel voorkomende werkzaamheden en zo zorg je voor een soepele dagelijkse gang van zaken. Je neemt zelf het initiatief om taken op te pakken en kunt zelfstandig organiseren en dingen regelen.
Jij bent dus echt een organisatietalent:
Jij slaagt erin om zaken daadwerkelijk tot uitvoer te brengen. Of het nu gaat om het plannen en organiseren van een MT-overleg of het schakelen tussen de collega’s op de andere locaties of met externe partijen.
Jij zet je schouders eronder en krijgt het gedaan. Professionaliteit, vriendelijkheid en gastvrijheid zijn bij jou de standaard. Dat maakt jou binnen de organisatie toegankelijk voor zowel collega’s als externe partijen. Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging en ben je minimaal een half jaar beschikbaar? Dan zien we je reactie graag tegemoet.
Jouw rol als Inholland Professional (Wat ga je precies doen als nieuwe collega)
Agendabeheer is een belangrijk onderdeel van je taken. Je plant afspraken in en beheert de agenda.
Je denkt actief mee om ervoor te zorgen dat afspraken soepel verlopen en dat fysiek overleg en thuiswerkdagen elkaar bijvoorbeeld niet in de weg zitten.
Je bent pro-actief en overlegt regelmatig als je dingen signaleert die mis dreigen te gaan.
Je organiseert en faciliteert diverse interne en externe vergaderingen, soms inclusief het opstellen van agenda's, het notuleren van besprekingen en desgewenst het opvolgen van actiepunten binnen het team.
Ook kan het verwerken van inkomende en uitgaande communicatie, inclusief e-mails, brieven en telefoongesprekken onderdeel zijn van je takenpakket.
Daarbij zorg je voor een professionele en tijdige reactie op verzoeken. Daarnaast verzorg je ook het documentbeheer voor de teams.
Je beheert daarbij documenten, rapporten, presentaties etc.
Je zorgt voor archivering en gemakkelijke toegankelijkheid van deze informatie. Denk daarbij gerust mee.
Jouw rol als allround teamondersteuner geeft een breed pakket aan dagelijkse en projectmatige taken, waarbij we graag een beroep doen op jouw skills en expertise voor het organiseren van bedrijfsuitjes, (afscheid)borrels, of het laten bezorgen van een presentje bij een collega. Daarnaast verzorg jij in ons HRM portaal, Hr2Day, allerlei personeelsmutaties zoals bijvoorbeeld ziekmeldingen, functiewijzigingen en de invoer van nieuwe collega's.
Als ondersteuner ben je de spil van de afdeling, je bent op de hoogte van wat er speelt en wij doen graag een beroep op je. Ben jij communicatief en organisatorisch sterk en ben je iemand die zichzelf graag onmisbaar maakt voor het team? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Let op! Het betreft een functie per 19 augustus en is van tijdelijke aard, voor minimaal 6 maanden met kans op verlenging.
