PRIVACY STATEMENT INDIRECTE MEDEWERKERS


Inleiding

Dit is het privacy statement indirecte medewerkers van Recruit Global Staffing B.V., USG People Holdings B.V., USG People The Netherlands B.V. en al haar Nederlandse werkmaatschappijen. In dit privacy statement informeren wij u over de persoonsgegevens die wij over u verwerken, voor welke doeleinden en hoe wij daar verder mee omgaan.

Dit privacy statement is van toepassing op alle indirecte medewerkers die op enigerlei wijze – onder meer op basis van een arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst, stage- of daarmee vergelijkbare overeenkomst en/of uitzend-/detacheringsbasis - werkzaam zijn bij Recruit Global Staffing, USG People Holdings, USG People The Netherlands of één van haar Nederlandse werkmaatschappijen.

Onder het bereik van dit privacy statement vallen uitdrukkelijk niet diegenen die in dienst van of via onze Nederlandse werkmaatschappijen worden bemiddeld naar werk bij een opdrachtgever of ter beschikking worden/zijn gesteld bij een opdrachtgever.

Verantwoordelijke voor uw persoonsgegevens

De werkmaatschappij waarmee u een overeenkomst hebt gesloten en USG People The Netherlands B.V. zijn verantwoordelijke, als bedoeld in de wet- en regelgeving op het gebied van privacy, voor de verwerking van uw persoonsgegevens. USG People The Netherlands B.V. ondersteunt de andere werkmaatschappijen op onder andere administratief en facilitair gebied.

Al onze onderdelen hebben hun hoofdkantoor aan de P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere.

Wij maken onderdeel uit van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw informatie?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

  • om met u een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren;
  • om onze re-integratieverplichtingen na te komen;
  • om een relatie gericht op het uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden;
  • ter uitvoering van een stageovereenkomst of soortgelijke overeenkomst (werkervaringsplaats/proefplaatsing);
  • voor het voeren van een financiële-, opdracht- en contractadministratie (waaronder het doen van betalingen en het sluiten van contracten);
  • om u te begeleiden, op te (laten) leiden en/of aan te sturen bij de uitoefening van uw werkzaamheden;
  • om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
  • om te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  • om uw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, u deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
  • om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en ons intranet;
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken voor:

  •  legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, het doen van data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
  • naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
  • om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
  • om u te informeren over zaken die voor de uitvoering van uw werkzaamheden relevant zijn, over onze organisatie, activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur).
Welke persoonsgegevens verwerken wij?

- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens

- Nationaliteit, geslacht

- Geboortedatum, geboorteplaats

- Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens

- Doelgroepstatus/doelgroepverklaring (indien van toepassing)

- Burgerlijke staat

- Bankrekeningnummer

- Personeelsnummer

- BSN, kopie ID-bewijs, kopie werkvergunning, kopie verblijfsvergunning en kopie VAR en/of vervanging van de VAR (voor zover bij wet- en/of regelgeving voorgeschreven)

- Screeningsinformatie inclusief VOG, getuigschriften, referenties

- Beoordelingsgegevens en gegevens met betrekking tot loopbaanbegeleiding

- Gegevens betreffende de functie of voormalige functies

- Dienstverbandgegevens

- Gegevens met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en de uitvoering ervan

- Gegevens van gezinsleden waar noodzakelijk met het oog op de overeengekomen arbeidsvoorwaarden

- Aanwezigheidsadministratie (in verband met onder andere verlof en verzuim)

- Re-integratiedossiers

- Gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en/of ons intranet

- Andere informatie benodigd voor de uitvoering van uw dienstverband, opdracht en/of werkzaamheden.

Rechtsgronden van verwerking persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens verwerken wij op basis van de navolgende rechtsgronden:

  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (waaronder arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst, stageovereenkomst) die wordt aangegaan of is aangegaan en waarbij u partij bent;
  • de gegevensverwerking is voor ons noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen bijvoorbeeld de controle van uw ID-bewijs bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst;
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten:
  • legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
  • naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
  • om u te informeren over zaken die voor de uitvoering van uw werkzaamheden relevant zijn, over onze organisatie, activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur).
  • de persoonsgegevens worden verwerkt met uw toestemming of uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld foto’s. Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken, wat betekent dat wij vanaf dat moment het betreffende persoonsgegeven niet meer verwerken voor het doeleinde waarvoor toestemming is gevraagd.
  • de gegevensverwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen, die wij als werkgever hebben op het gebied van het arbeidsrecht en sociaalzekerheidsrecht bij verzuim en re-integratie
Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van USG People, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Aan wie worden uw persoonsgegevens doorgegeven?

Binnen onze onderneming

Uw persoonsgegevens delen wij binnen ons concern met onze groepsmaatschappijen in het kader van de doeleinden eerder in dit privacy statement omschreven.

Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan, hierna: Recruit. Uw persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). Er zijn passende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die worden doorgegeven goed worden beschermd. De EU modelcontracten (standaard bepalingen inzake gegevensbescherming) vastgesteld door de Europese Commissie zijn overeengekomen. Voor meer informatie hierover, kunt u zich wenden tot onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.

Buiten onze onderneming

Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en bedrijven buiten ons concern.

Wij delen uw persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren. Bij een arbeidsovereenkomst verstrekken wij uw persoonsgegevens, waar dit noodzakelijk is voor de uitvoering ervan, aan bijvoorbeeld onze pensioenuitvoerder, het UWV en opleidingsinstanties.

Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde bewerkers/verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

  •  er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag, het beheer van uw gegevens;
  • er wordt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van recruitment-/assessments, personeelsmanagement;
  • andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer verzuimbegeleiding, IT ondersteuning en facility management;
  • er vindt inschakeling van externe adviseurs en/consultants plaats.
Wij verstrekken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor deze externe partijen om hun werkzaamheden te doen.

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, door middel van een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor hebben verkregen.

Hoelang wordt uw informatie bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Wij hanteren verschillende bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens.

  • Sollicitatiegegevens, screeningsinformatie, beoordelingsgegevens en andere dossiergegevens worden tot 2 jaar na het eindigen van uw overeenkomst bewaard.
  • Kopie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante documenten en loonheffingsverklaringen worden bewaard gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.
  • Re-integratiedossiers worden bewaard gedurende 2 jaar na het eindigen van de arbeidsovereenkomst. Indien er sprake is van eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet (ZW) geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling aan het dossier. Indien sprake is van eigenrisicodragerschap WGA geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
  • Pensioeninformatie worden gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde bewaard.
  • Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn (zoals uitzendovereenkomsten/ arbeidsovereenkomsten, opleidingsafspraken, loonadministratie/gegevens, verklaringen inzake subsidies) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde.
  • Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting.

Wat zijn uw rechten?

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen of verwijderen.

Daarnaast kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij over u verwerken te beperken en/of

om uw persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Recht van bezwaar

Ook met bezwaren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u zich tot ons wenden.

Uw verzoeken en/of bezwaren kunt u richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’.

Bij vragen, opmerkingen en klachten 

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, gebruiken of verwerken, dan verzoeken wij u contact op te nemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw mr. Y. van Houte, op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’. U hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Mevrouw mr. Y. van Houte, Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

privacy@usgpeople.nl

USG People The Netherlands B.V.

P.J. Oudweg 61

1314 CK Almere

Aanpassingen privacy statement

Wij kunnen dit privacy statement aanpassen. Het meest actuele privacy statement is altijd via onze websites te raadplegen.