ASA Rotterdam

Achtergrondinformatie over de functie Als Teamondersteuner krijg je een breed scala aan administratieve en organisatorische taken en verantwoordelijkheden, die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van één manager en twee teamleiders bij de Inholland Service organisatie van de vestiging in Rotterdam.Je ondersteunt bij veel voorkomende werkzaamheden en zo zorg je voor een soepele dagelijkse gang van zaken. Je neemt zelf het initiatief om taken op te pakken en kunt zelfstandig organiseren en dingen regelen.Jij bent dus echt een organisatietalent:Jij slaagt erin om zaken daadwerkelijk tot uitvoer te brengen. Of het nu gaat om het plannen en organiseren van een MT-overleg of het schakelen tussen de collega’s op de andere locaties of met externe partijen.Jij zet je schouders eronder en krijgt het gedaan. Professionaliteit, vriendelijkheid en gastvrijheid zijn bij jou de standaard. Dat maakt jou binnen de organisatie toegankelijk voor zowel collega’s als externe partijen. Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging en ben je minimaal een half jaar beschikbaar? Dan zien we je reactie graag tegemoet. Jouw rol als Inholland Professional (Wat ga je precies doen als nieuwe collega) Agendabeheer is een belangrijk onderdeel van je taken. Je plant afspraken in en beheert de agenda.Je denkt actief mee om ervoor te zorgen dat afspraken soepel verlopen en dat fysiek overleg en thuiswerkdagen elkaar bijvoorbeeld niet in de weg zitten.Je bent pro-actief en overlegt regelmatig als je dingen signaleert die mis dreigen te gaan.Je organiseert en faciliteert diverse interne en externe vergaderingen, soms inclusief het opstellen van agenda's, het notuleren van besprekingen en desgewenst het opvolgen van actiepunten binnen het team.Ook kan het verwerken van inkomende en uitgaande communicatie, inclusief e-mails, brieven en telefoongesprekken onderdeel zijn van je takenpakket.Daarbij zorg je voor een professionele en tijdige reactie op verzoeken. Daarnaast verzorg je ook het documentbeheer voor de teams.Je beheert daarbij documenten, rapporten, presentaties etc.Je zorgt voor archivering en gemakkelijke toegankelijkheid van deze informatie. Denk daarbij gerust mee.Jouw rol als allround teamondersteuner geeft een breed pakket aan dagelijkse en projectmatige taken, waarbij we graag een beroep doen op jouw skills en expertise voor het organiseren van bedrijfsuitjes, (afscheid)borrels, of het laten bezorgen van een presentje bij een collega. Daarnaast verzorg jij in ons HRM portaal, Hr2Day, allerlei personeelsmutaties zoals bijvoorbeeld ziekmeldingen, functiewijzigingen en de invoer van nieuwe collega's.Als ondersteuner ben je de spil van de afdeling, je bent op de hoogte van wat er speelt en wij doen graag een beroep op je. Ben jij communicatief en organisatorisch sterk en ben je iemand die zichzelf graag onmisbaar maakt voor het team? Dan zijn wij op zoek naar jou!Let op! Het betreft een functie per 19 augustus en is van tijdelijke aard, voor minimaal 6 maanden met kans op verlenging.  ...

Jouw meerwaarde Jij haalt voldoening uit het zo goed mogelijk ondersteunen van teamleiders en collega’s. Je bent als het ware een paar extra ogen en oren voor medewerkers die jij ondersteunt. Bovendien ben je goed in organiseren. Je zorgt ervoor dat er niets vergeten wordt en dat dingen gebeuren.Je bent proactief, je werkt zelfstandig en samenwerken is voor jou vanzelfsprekend. In je werk ben je zorgvuldig en secuur. Professionaliteit en vriendelijkheid zijn bij jou de standaard. Hierdoor stappen zowel collega’s als studenten makkelijk op jou af. Herken jij jezelf hierin? Solliciteerd dan snel.  Achtergrondinformatie / Introductie Als teamondersteuner ondersteun je de teamleider van de opleiding Integrale Veiligheidskunde in de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je de medewerkers van het team op organisatorisch, logistiek en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat alles in goede banen loopt. Met jouw oog voor detail merk je op wanneer zaken vergeten worden, je helpt bij het goed uitvoeren van processen. Je bent een vast aanspreekpunt voor onze medewerkers en externe belanghebbenden van de opleiding. Je levert een belangrijke bijdrage aan het reilen en zeilen van de opleiding en aan het optimaliseren van processen. Als spin-in-het-web draai je je hand niet om voor het organiseren van overleggen en evenementen.  Wat ga je precies doen? Agendabeheer en ondersteuning teamleider;Beheren van diverse administraties: verwerken en controleren van gegevens; archiveren en documenteren van informatie, dossiers en verslagen; administratieve voorbereiding en/of afhandeling; bijhouden en maken van overzichten;Bewaken van de kwaliteit en het overzichtelijk houden van dossiers en archieven; Notuleren en maken van verslagen van bijeenkomsten;De financiële afhandeling (declaraties, uitgaven en facturen verzorgen in het systeem Proactis) en inkoopwerkzaamheden;Personeelsmutaties verwerken in Sharepoint en contact onderhouden met werving en selectie bureau(s);Ervoor zorgen dat processen en evenementen goed verlopen. Denk aan vergaderingen, teambijeenkomsten, decentrale selectie, open dagen, voorlichtingsactiviteiten, diploma-uitreikingen;Helpen bij het verbeteren van processen, procedures, instructies en werkwijzen. Wijzigingen op een goed manier doorvoeren. Je levert een bijdrage aan het behalen van het teamresultaat en daartoe samenwerken met collega’s.  ...

Wil jij bijdragen aan een groenere toekomst? Als Energiecoach speel je een cruciale rol in het inspireren van bewoners om slimme maatregelen te nemen die zowel energie als kosten besparen. Door middel van een persoonlijke benadering geef je niet alle...