Jouw rol als Inholland Professional (Wat ga je precies doen als nieuwe collega)
In deze functie verzorg je samen met drie andere managementassistenten de secretariële ondersteuning van onze drie bestuursleden en de afdeling bestuurszaken. Omdat ieder lid van het cvb een eigen portefeuille heeft werk je voornamelijk voor de portefeuillehouder Bedrijfsvoering. Alle werkzaamheden worden binnen het bestuurssecretariaat verdeeld en op uniforme wijze uitgevoerd. Daarnaast voer je overkoepelende taken uit en spring je bij waar dit nodig is. Uiteraard houden wij hierbij rekening met de voorkeuren en talenten van onze collega’s. In gevoelige en complexe al dan niet ad hoc (crisis)situaties ben je in staat direct te handelen en prioriteiten te stellen wat betreft de ondersteuning van ‘jouw’ lid college van bestuur. Vanwege de complexiteit van de functie zoeken we iemand met een ruime ervaring in dit werk.
Jij zorgt er in hoofdzaak voor dat anderen hun werk gestructureerd kunnen doen. Organisatorische aspecten van vergaderen en bijeenkomsten verlopen soepel en efficiënt. Waar mogelijk zorg je voor verbetering van de dienstverlening als je ziet dat dit mogelijk is. Je bent een ware ‘ontzorger’ voor jouw collegelid, waardoor alles soepel, doelmatig en efficiënt verloopt. Je werkt nauw samen met je collega managementassistentes. Je bent integer en kunt goed met vertrouwelijke informatie en gegevens omgaan. Onderstaande punten behoren tot jouw standaard takenpakket.
Je organiseert een grote hoeveelheid zeer diverse overleggen onder tijdsdruk. Het beheer van de agenda van het college van bestuur is bij jou in goede handen. Je plant snel en efficiënt overleggen in met grote groepen, en hebt ruime ervaring met het organiseren van complexe agenda's.
Je bent het aanspreekpunt voor externe relaties, zoals directeuren, leden van de raad van toezicht en leveranciers of partners. Daarnaast behandel je (incidenteel) de post, legt werkdossiers aan en ontvangt bezoekers.
Je coördineert complexe informatiestromen; je verwerkt inkomende en uitgaande communicatie, inclusief e-mails, brieven en telefoongesprekken. Daarbij zorg je voor een professionele en tijdige reactie op verzoeken.
Je verzorgt het documentbeheer. Met zorg regel je nauwkeurige opslag en gemakkelijke toegankelijkheid van informatie. Als je ziet dat processen efficiënter georganiseerd kunnen worden doe je verbetervoorstellen.
Je ondersteunt waar nodig bij dagelijkse werkzaamheden van een collegelid zoals administratie, IT gerelateerde zaken of lief en leed attenties.
Goed om te weten
We werken bij Inholland hybride waar het kan. Het cvb werkt vanuit onze locatie in Den Haag. Omdat je het aanspreekpunt bent voor collega’s en externen, werk jij ook doorgaans vanuit onze vestiging in Den Haag, in ieder geval op vrijdag. Uiteraard kun je een deel van je werkzaamheden vanuit huis doen. Samen zorg je voor een optimale bezetting.
