Achtergrondinformatie over de functie
Als management assistent krijg je een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden die gericht zijn op het ondersteunen en faciliteren van 2 stafdirecteuren en het managementteam (Het MT FBC heeft 6 managers en CHR 5 managers).
Jij bent dé verbindende schakel tussen het management en de verschillende afdelingen en andere (externe) partijen.
Je ondersteunt de managers in hun behoeften en zorgt ervoor dat je problemen tijdig oplost. Je speelt een cruciale rol bij het coördineren van activiteiten en het zorgen voor een soepele dagelijkse gang van zaken.
Je neemt zelf het initiatief om zaken op te pakken en te beoordelen en kan zelfstandig zaken organiseren en regelen.
Jij bent dus echt een organisatietalent: je slaagt erin de dingen daadwerkelijk tot uitvoer te brengen. Of het nu gaat om het plannen en organiseren van een MT overleg of het schakelen tussen de collega’s op de andere locaties of met externe partijen.
Jij zet je schouders eronder en krijgt het gedaan. Professionaliteit, vriendelijkheid en gastvrijheid zijn bij jou de standaard. Dat maakt jou binnen de organisatie toegankelijk voor zowel collega’s als externe partijen.
Jouw rollen (Wat ga je precies doen als nieuwe collega)
In jouw baan als managementassistent ondersteun en ontlast je 2 stafdirecteuren en het managementteam van de Stafafdeling Communicatie & HRM en de Stafafdeling Financiën, Business Control & Centrale Studenten Administratie (CSA). Doordat jij secretariële, administratieve en logistieke taken uit handen neemt, kunnen zij zich focussen op andere zaken.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
Agendabeheer: Je plant afspraken zoals in de agenda's van de MT leden, ook voor vergaderingen en evenementen. Mogelijk kun je gevraagd worden om agenda’s van enkele MT leden te beheren. Dan let je goed op of collega’s efficiënt werken en denk je aan volle office dagen met fysiek overleg en ook thuiswerkdagen waarbij de vergaderingen via teams verlopen.
Correspondentie: Je verwerkt inkomende en uitgaande communicatie, inclusief e-mails, brieven en telefoongesprekken. Daarbij zorg je voor een professionele en tijdige reactie op verzoeken.
Documentbeheer: Je beheert en organiseert documenten, rapporten, presentaties en andere zakelijke materialen. Met zorg regel je nauwkeurige opslag en gemakkelijke toegankelijkheid van informatie.
Reizen en accommodatie: Je coördineert reisarrangementen, inclusief vluchten, accommodaties en transport voor het managementteam. Al komt dit beperkt voor, jij zorgt voor een soepel reisproces rekening houdende met de voorkeuren van het team.
Vergaderbeheer: Je organiseert en faciliteert interne en externe vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's, het notuleren van besprekingen en het opvolgen van actiepunten binnen het team. Daarnaast bewaak je actiepunten van en voor de stafhoofden. Kortom met jou aan boord is er een efficiënte vergaderervaring.
Verder vind je het leuk om bij projecten te assisteren door het verstrekken van administratieve ondersteuning, het bijhouden van projectvoortgang en het coördineren van communicatie tussen teamleden. Binnen onze afdelingen werken we veel samen met andere afdelingen en teamleden om informatie uit te wisselen, processen te stroomlijnen en samenwerking te bevorderen. Daarin pak jij de interne coördinatie en kun je ook goed schakelen tussen ad hoc klussen.
