Laten we eerlijk zijn, iedereen heeft weleens die zenuwen gevoeld bij het oppakken van de telefoon om iemand te bellen. Uit onderzoek blijkt dat met name scholieren en studenten het spannend vinden om iemand op te bellen. Door de toegenomen digitalisering bellen we nog maar weinig. Hierdoor kun je in de stress schieten als je wel een keer de telefoon moet gebruiken om te bellen. Of als je zelf gebeld wordt. En laten we eerlijk zijn, niet opnemen is geen optie als je wordt gebeld door dat ene bedrijf waar je graag wilt werken. Maar geen stress, in deze blog helpen we je om je belangst te overwinnen. Benieuwd hoe? Lees dan snel verder!
Bij ASA Talent begrijpen we dat het voeren van zakelijke telefoongesprekken soms best spannend kan zijn. Maar wist je dat deze vaardigheid ook van onschatbare waarde is voor klantenservice vacatures? Of je nu solliciteert naar een functie als klantenservicemedewerker of gewoon je telefonische vaardigheden wilt verbeteren, dit artikel is een must-read. Ontdek hoe je je kunt voorbereiden op gesprekken, je uitspraak kunt verbeteren en effectieve luister- en gesprekstechnieken kunt toepassen. Met deze kennis kun je je telefonische vaardigheden naar een hoger niveau tillen en je kansen vergroten bij het solliciteren naar klantenservice vacatures
Belang van bellen
In een tijdperk waarin WhatsApp-berichten en e-mails de overhand hebben, lijken telefoongesprekken steeds meer naar de achtergrond te verdwijnen. Toch blijft 'een telefoontje plegen' binnen de zakelijke wereld van groot belang. Het gezegde is niet voor niets 'de beller is sneller'. Het is ook een goede manier om aan een relatie met een klant of zakenpartner te werken. Een telefoongesprek wordt nog altijd als persoonlijker ervaren dan een e-mail. Ook niet onbelangrijk: wanneer je iemand aan de spreekwoordelijke lijn hebt, kun je doorvragen. Dat scheelt weer een hele reeks aan heen-en-weer mailen, waarbij het altijd maar de vraag is hoe snel de ander reageert. Heb je (nog) geen (bij)baan? Ook uitnodigingen voor een sollicitatiegesprek gaan vaak nog op telefonische wijze.
Tip 1: Bereid je voor
Een (zakelijk) telefoontje kunnen plegen, is dus nog steeds belangrijk. Maar hoe pak je dat aan als je dit nog niet zo vaak of zelfs nog nooit hebt gedaan? En hoe voorkom je dat je door de zenuwen niet meer uit je woorden komt? Een goede voorbereiding helpt je hierbij. Maak voor jezelf een lijstje met de belangrijkste punten die je wilt bespreken tijdens het gesprek. Schrijf deze onderwerpen op in de volgorde waarin je ze wilt behandelen of op basis van hoe belangrijk ze zijn. Zo kun je tijdens het gesprek van boven naar beneden werken; wel zo makkelijk! Bovendien is het eenvoudiger om de leiding in het gesprek te nemen als je niet steeds hoeft na te denken wat je ook alweer wilde bespreken.
Tip 2: Practice makes perfect
Heb je binnenkort een belangrijk telefoongesprek? Oefen het gesprek dan van tevoren. Spreek de belangrijkste zaken die jij wilt zeggen hardop voor jezelf uit. Zo kom je erachter hoe je jouw punten het beste kunt overbrengen. Je kunt ook een vriend(in), je moeder of een van je collega’s vragen om samen te oefenen. Na afloop kunnen zij dan vertellen wat er goed gaat en wat eventueel nog beter kan. Wil je het oefengesprek zo echt mogelijk laten lijken? Laat je oefenpartner je dan bellen en houd je lijstje met punten paraat. Zo kun je het echte telefoongesprek zo goed mogelijk simuleren.
Tip 3: Oefen je uitspraak
Wist je dat je stem en uitspraak van woorden beïnvloeden hoe zelfverzekerd je overkomt aan de andere kant van de spreekwoordelijke lijn? Iemand die wat zachter praat, lijkt minder zeker van zijn/haar zaak dan iemand met een ferme stem. Een goede articulatie draagt hieraan bij omdat het voor duidelijkheid zorgt in het gesprek. Via spraak- en ademhalingsoefeningen werk je aan het volume en de toon van je stem. Is jouw articulatie voor verbetering vatbaar? Oefen deze dan met spraakoefeningen, zoals de zogeheten tongtwisters. Dat is niet alleen nuttig, maar ook nog eens leuk! Als een potvis in een pispot pist heb, je een pispot vol met potvispis. Als een potvis in een pispot pist…
Tip 4: Gebruik positieve woorden
Hoe jouw gesprekspartner het telefoontje ervaart, hangt voor een groot deel af van jouw taalgebruik. Gebruik daarom positieve woorden, zodat degene met wie je belt sneller met een goed gevoel terugkijkt op het gesprek met jou. Voorkom negatieve uitdrukkingen en wees beleefd en behulpzaam. Gebruik zinnen als 'Ik kan u helpen met...' of 'Ik begrijp uw zorgen en zal mijn best doen om het op te lossen.' Zo zorg je zelf voor een aangename en professionele sfeer.
Tip 5: LSD
We horen je denken ‘wat heeft een drug te maken met het voeren van een goed telefoongesprek?’. Maar LSD is niet alleen de naam van een hallucinogene stof, maar de afkorting van een belangrijke gesprekstechniek: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Deze drie aspecten zijn van groot belang om degene die je belt goed te begrijpen. En als je het goed doet, zal je gesprekspartner zelf ook het gevoel hebben gehoord te worden. Probeer de ander zo min mogelijk te onderbreken als deze aan het woord is. Vat daarna in je eigen woorden samen hoe jij de boodschap hebt begrepen en vraag of dit klopt. Hierna kun je doorvragen om eventuele overgebleven onduidelijkheden weg te nemen.
Bellen als een pro
Natuurlijk kunnen de eerste telefoontjes nog een beetje spannend zijn, maar met de adviezen hierboven ben jij binnen no-time een echte pro in het plegen van (zakelijke) telefoontjes. Wil jij de bovenstaande tips graag in de praktijk brengen met een leuke (bij)baan? Bij ASA Talent vind je een breed aanbod van bijbanen en vacatures in allerlei branches. Zo vind je altijd een job die bij jou past. Snel een baan vinden bij jou in de buurt? Check dan onze vacatures per stad. Wie weet bel jij dan straks wel met je toekomstige werkgever!
